Arşiv odası gereksinimlerine. organizasyonlar Arşivleri temel kuralları

Arşiv bir organizasyonun ayrı yapısal birimin şeklinde veya ofis yaşamın ayrılmaz bir parçası olabilir. Bu, mevcut belgenin hacmine bağlıdır.

Bunu nasıl organize edilir

Belirli bir dizi tedbir herhangi bir işletmenin veya kuruluşun bir arşiv gerektirir Oluşturma:

1. Sen belgeleri depolamak için uygun depolama alanı seçmek ve düzgün donatmak gerekir.
2. Bakım standardını karşılayan koşulları oluşturmak için alınmalıdır.
3. satın alma ve arşiv için gerekli ekipmanın kurulması için - teknik açıdan ile donatmak gerekir.
4. depo gerekli tüm belgelerin arşivleme organizasyonu için prosedürü düzenlenecek mahkumdur.
5. Geliştirdiği ve birimin düzenleyici çerçevenin tarafından onaylanmalıdır.

Bu tedbirlerin uygulanması arşiv belgelerinin güvenliği ve gerekli halde tutarak sağlamaktadır.

arşivci Kimdir

Ve gereklilikler nelerdir arşive ve belgelerin ayrıca depolama organizasyonu yapan olacak işçiler için vardır vardır? Onlar kombine pozisyonları ve bunların bekçisi, örneğin, bir sekreter veya resepsiyonist olabilir?

Arşivci - görevi arşiv faaliyetlerini düzenlemek için bir uzman. kendisine emanet edilen belgelerin güvenliği için, o tam sorumluluk taşımaktadır. Çalışmaları Devlet Arşivleri kurumda belirli bir talimat ya da (gerekirse) staj geçmeden mümkün değildir.

Onun fonksiyonları yarı zamanlı çalışan başka bir çalışana aktarılabilir. Tipik olarak, arşiv sorumlulukları belgeleri tevdi miktarı yeterince büyük olması durumunda, bireysel işçi atanır. Büyük kuruluşlarda, bu amaç için ayrı bir yazı kadrolar. Bu durumda, ancak, genellikle iş arşivciye emanet işin türlerini belirterek açıklamasını yanı sıra hakları ve görevleri oluşmaktadır.

Önemli olan - prosedür

Kılıflar özel olarak geliştirilmiş grafikler göre arşiv organizasyona iletti. Onun çizim dokümanları iletmek ve arşivci tarafından onaylanmış olacak bölümler, her birinin başları ile mutabık olması gerekir. arşivde çalışırken belgeler yana sadece kayıtlı değil, aynı zamanda bazen kullanılan, onların sorunun kurallarını belirlemek (varsa) kuruluşunuz yanı sıra dış paydaşlarla içinde başvuruda değildir.

belgelerin teslimi Kayıt belli kitaplarda kutlanacak. (Bunlar savcılık ve mahkeme içerebilir diğerlerinin yanı sıra) Kayıt işlemi için üçüncü şahıslar prosedürlerin geçici kullanımına dava transferi ile ilgili şartları, siparişler, eylemler vardır. kendi çalışanları bir ay kadar ve üç kadar aylarca Çıkarılmış belgeler - parti yapıları temsilcileri katıldı.

organizasyonlar Arşivleri temel kuralları

yönetim tarafından onaylanmış özel hükümler temelinde arşivi yanı sıra herhangi bir yapısal birimi görür. işlerinde bunun çalışanlar kendi görev tanımları bağlı kalırlar. şirket tarafından benimsenen hükümler arşivlerin temel kuralları (gerekli belgelerin hak ve sorumlulukları ve kompozisyonun fonksiyonel ölçü durumu) ortaya koyar. onun temel görevleri olarak şunlardır:

1. belgelerin arşiv Kompleman, bileşim Düzenlemelerin ayrı bir bölüm olarak listelenir.
2. Malzemelerin kayıtlarını tutun ve güvenli bir şekilde saklamak.
3. yardım bulma mevcut belgelere geliştirmek.
4. Eğer arşiv malzemesi saklanan yordam kullanmasına izin verir.

Kuruluşunuz belgeleri varsa o zaman hazırlamak ve yapısal birimin dış sorunlardan biridir depolama durumunda kalıcı depolama için gönderin Rusya Federasyonu Arşiv Fonu ile ilgili olabilecek.

işlevselliği

arşiv fonksiyonu sistematik görevlerini kaynaklanıyor. Bunlardan önemli olanları:

1. Kendi olduğu edinim kaynaklardan, kuruluşlar veya işletme birimlerinin listeleri koruyun.
2. düzenli bir şekilde onları saklamak için belgeleri alın.
3. dikkate malzemeleri alın ve onların tam güvenliğini sağlamak.
4. Şekillendirme ve arşiv belgeleri ile ilgili bir online yardım sistemini, bakımı.
5. Davranış bilgilendirme hizmeti yönetimi ve organizasyon tüm yapısal birimleri.
6. konuyu düzenleyin ve düşünün ve kullanım sürecini analiz etmek, bireylerin ve diğer kuruluşların ihtiyaçları doğrultusunda belgelerin kullanın.
7. vatandaş, sosyal ve hukuki niteliği istekleri için ifadeleri ve resmi yanıtları hazırlayın.
8. (Organizasyon arşivlerinin edinimi yukarıdaki kaynaklarından biri olduğunda durumunda) bir belgenin değerinin muayene faaliyetlerde bulunmak, belediye ya da devlet arşivinde kalıcı depolama amacıyla, yargılamanın transfer organize.
9. kaynakların edinimi oluşumu ve arşiv dosyaların doğruluğunu kontrol edin - kendi yapısal birimleri ve diğer kuruluşlarda hem.
10. işletmenin terminolojiyi tutarak çalışmalarını organize etmek.
11. Her yapısal alt bölümü belgelerle pratik ve metodolojik destek sağlayın.
12. arşivler ve kayıt yönetimi gelişiminde katılın.
13. doküman yönetimi ile ilgili pozisyonlarda arşivci ve çalışanlarının eğitim amacıyla düzenlenen etkinliklere katılmak için.

yerleştirmek için nerede

Şimdi arşiv odası gereksinimlerine ne var düşünelim. dikkat edilmesi gereken en önemli, - ham olabilir odun binaların eski karakter binaların binalarda izin verilmez her durumda, yerleştirmek için, sadece ana oda, ama tavan arası bodrumlarda ile, hem de binalarda, soba ısıtma sistemi vardır.

bir bütün olarak aynı yapısı kağıt belgeler depolanması için uyarlanmış ise, o zaman bir arşiv mutlaka bir izole edilmiş oda anlamına geliyordu.

Yakın gelecekte Kuruluşunuzun kendi arşivini kurmayı planlıyorsa, burada hazırlık sürecinde dikkate alınması gereken şartların listesi ile kendilerini tanımak için fırsat var. dikkatli ve güvenli gerekli tüm belgeleri saklamak için - Yani, misyon arşiv odası, ana gereklilikler nelerdir?

olması gerekenin listesi kullanılabilir yapılacak

1. Arşiv.
2. oda belgelerin alımı, geçici depolama ve alışmaları için tasarlanmıştır.
3. belgeler kullanılacağı oda.
4. çalışanlar için Ameliyathane (veya oda).

uzay yeterli olmadığında ...

dosya odası alanı onun altında kaçırma ihtimalini izin vermez halinde birkaç oda ayrılmış tek boşluk bölmelerle ayrılmış bölgeye ayrılmıştır edilmelidir. kesinlikle bu durumda uyulması gereken temel gereksinimi, - birinden belgelerin başka depolama konumu izole edilmiş ve onlarla çalışmak.

Ayrı bir oda ya da özel olarak inşa edilmiş ve bir yedek olarak kullanılan bir belge saklama bina olarak adapte edilmiş bir gereklidir yangın ihtimali açısından risk taşıyan nesnelerin kaldırılması. Sözü edilebilecek Örnek olarak otoparklar, garajlar ve benzin istasyonları. Bina veya bina arşive yakın hava kirliliği kaynağı olarak hizmet nesneler olmamalıdır.

İdeal olarak, dosyaları her zaman gerekli tüm kural ve düzenlemelere inşa edilmiş bu bina için sadece belirlenen ayrı bir yerleştirilmelidir. Ama ne yazık ki, gerçeklik, onun şartlarını dikte edilir ve çoğu kuruluşlarda, belge, mevcut tesislerde saklandığı bu amaçla dönüştürülür ve adapte.

Doğru konuşmak That

Arşivin bina ve tesislerinde düzenleyici gereksinimleri tanıması. Bunlar aşağıdaki gibidir:

1. depolamanın geleceğini olması gerekiyordu bina, idari sayısına başvurmak için gereklidir. Kesinlikle uygulanan yanıcı maddeler ve agresif kategorisinden ikram hizmetleri, gıda depoları, mağazalar vardır arşivi yanı sıra, ilgili kimyasal teknolojisi yerleştirmek yasaktır.
2. Dışlanan ısıtılmamış bir odaya yerleştirerek ve nerede hijyen koşullarını yerine getirmeyen. Yukarıda belirtilen bakıma muhtaç arşivleri binanın edilemezlikten günü.
3. Arşiv odası için yangın gereksinimlerine uymak için özellikle önemlidir. olası yangın Onun güvenliği - belgelerin güvenli depolama ana koşullardan biri. Ocak 2009'da, Rusya Kültür Bakanlığı No.3 Rusya Federasyonu hükümeti ve belediye arşivlerinin yangın güvenliği özel kurallarında belirtilen düzenleyici gereksinimleri bir dizi kabul bir emir yayınladı. Gerekli olan belge saklama düzenlemelerin cihazı mutlaka uyulması gereken zaman.
4. Binanın tasarımı sel imkansızlığını sağlamaktır. Odada bir acil çıkış olması gerekir. Hiçbir durumda, bunun üzerinden ana boru (su taşıyan veya gaz) geçecektir.

bodrumdaki yerleştirme dosyaya mümkün mü?

Bu bodrum odası, örneğin tavan alanı olarak üst katlarda veya değişiklikler de arşiv depolama yerleştirme önerilmez.

Acil durumlarda bu kuralın istisnaları da olabilir. edebilen mekanik havalandırma ile donatılmış kuru ve ısıtılmış taban, bir veya iki saat üç nefes sağlamak için zaman onlar kabul edilir. çatı veya tavan Arşiv sadece uygun sıcaklık ve nem koşullarında mümkün sağlanır.

tesislerinde için çok önemli bir gereklilik kablolama cihaza göre arşiv. Hava geçirmez soketli kapatılacak yükümlüdür. taşınabilir elektrik ekipman lastik kordonlar yalıtım sağlanmaktadır. içeride yerleştirilmiş veya zemin devre kesiciler ortak depolama edilmemelidir.

Seçilen tozlaşmayan ve arşiv depoları bitirme için yapı malzemesi olarak aşındırıcı olmayan malzemeler. söndürme sistemi belgeler için güvenli nötr vasıtası ile donatılmış olmalıdır. Bu mağazada yangın kullanmasına izin verilmez, ısıtıcılar veya yer yabancı nesneler sayılabilir.

özetlemek gerekirse

arşiv odasına bütün Yukarıdaki şartlara uygun olarak seçilen alanın azaltılması sonra kullanılmak üzere uygunluğu veya uygunsuzluk hakkında nihai karar almak. olası sıhhi ve epidemiyolojik istasyonu ve Devlet Yangın Denetleme kontrol ettikten sonra böyle bir kararı almak. Sadece detaylı muayene işlemden sonra planlanan yerde arşiv yerleştirilebilir.

Amacı, -, önemli bir yapısal dayanıklılık kontrol potansiyel yük (ekipman arşivi için ve saklanan doküman ağırlığı) hesaplanması katlar arasındaki örtüşme gücünü sağlamak kullanılabilirliği ve havalandırma ve ısıtma sistemleri mevcut durumunu kontrol etmek için, uygun seviyede yangın oda açıklığa kavuşturmak ve belirlenmesi.

İlgili tüm hizmetlerin organizasyonu (gelecek arşivin genellikle çalışanlar) temsilcileri ve çalışanları olarak katılan denetimde - .. Bina, yangın, güvenlik, vb inceleme sonuçları nihai eyleminin hazırlığında yansıtılır.