Bir elektronik belge nedir?

Bilgisayarlaşma seviyesi bugün geçişe "kağıtsız" ofis yönetimi için çağırır. Geleneksel aksine, yeni özellikleri ve özellikleri bir dizi ile karakterize edilen bir elektronik belgenin dayanmaktadır. Şimdiye kadar, bu fenomenin tek tanım yasada ne de Rusya'nın bilim dünyasında yok.

"Elektronik belgenin" kavramı olarak 1970'lerin olarak ortaya çıktı. Bu yüzden denilen başlandı "makine tarafından okunabilir belgeler." Onların özelliği onlar yardımı ile oluşturulması gerekir ki bilgisayar teknolojisi ve bilgisayar işlem için uygun. Bu durumda, gerekli ayrıntıları kesinlikle tüm belgeler için belirlenen prosedüre uygun olarak yapılır.

- Elektronik belge bir amacı iki zorunlu bölümden oluşan bilgi: 1) ayrıntıları (isim, yazar, zaman, menşe yerinde, vb) ve elektronik dijital imza ile ilgili bilgi; 2) metin içeren içeriğin ana kısmı, grafik ve sayısal bilgi, bir birim olarak işlem.

Bir elektronik belge tarafından imzalanır , nitelikli elektronik imza kendi eliyle imzaladığı bir kağıda eşdeğer hale. bilgi dijital (elektronik) şeklinde kendisine sunulmuştur. bilgisayar kullanarak Algılama veri, telekomünikasyon ağlarında süreci bilgisini iletebilir - bilgi sistemlerinde. Gerekirse bir belge ekranda ve kağıt üzerinde bir ekran şeklinde olabilir.

Elektronik belge - bir döngü elektronik hayatı bir kuruluştaki belgeleri (organizasyon, durumu, bunları almak değiştirmek için şirket) arşivin iptaline (işareti, içinde, tebliğ onaylanmış, vb kapalı). Böyle bir belge bazen belirli bir iş süreci içinde bireysel çalışmaların tek akışı olarak belgelerin hareketini karakterize eden bir «iş akışı» olarak adlandırılır. Tüm elektronik belge yönetim sistemi düzenlemek ve belgelerin yaşam döngüsü bu tür korumak için gereken yazılım içermektedir.

buna dayalı Elektronik belge ve iş akışı geleneksel göre bazı avantajları vardır. Bunlar örgütün personel işlerinin kendi alanını ancak tüm süreci sadece kontrol etmenizi sağlar. elektronik arşiv çok daha rahat kağıttan daha kullanın. Onun koordinasyon ve belgenin yürütülmesi geçişi için zamanı azaltma birkaç dakika içinde bulunabilir. Genel olarak, bu kağıt daha ekonomiktir. elektronik belge yönetim yazılımı oldukça çok şey var ( "Motive", "E1 Fırat", "DocsVision", "1C: Belge". ve diğerleri).

Şu anda, hukuki açıdan elektronik belgelerin alanındaki ilişkilerin düzenlemenin Gölge yabancı deneyim yoktur. girişimleri hukuk (2005) benimsenmesini yapılmış olmasına rağmen Rusya'da, bu ilişkilerin düzenlenmesi sorunu, yasama kararları almadı. Kağıdın bu tür Usulleri Hakkında Kanun - Yasal düzenlemenin önemli yönlerinden biri.