Yönetim mektup (örnek)

yönetim mektup - iş iletişimin ayrılmaz bir parçası olan bir belge. Çoğu zaman bu posta yoluyla iletilen ve özel bir şekilde bilgi alışverişini hizmet vermektedir.

temel kavramlar

İş yazışmaları, çeşitli ekonomik ya da üretim sorunları ile başa çıkmak için gereklidir. onun yardım işletmeler ve kuruluşlar dış çevre ile iletişim kurmak ile: ortaklar, müşteriler veya devlet kurumları. Genellikle bu yönetim mektubu için kullanmıştır.

Genellikle olabilir yazılı belge olarak adlandırılır:

• daha önce alınan mesajları ya da isteklere cevap;
• diğer araçlar ya da malzeme ile bir araya gönderilen destekli ekteki kağıt;
• diğer iletişim yöntemi mümkün değildir durumunda inisiyatif mektubu.

Bu seçeneklerin her biri kendine has özellikleri vardır. Bununla birlikte, ortak kurallar genellikle herhangi bir resmi mektup yapıldığı göre vardır. Bu bir iş yazışmaları, çünkü, örneğin, genellikle işlemlerin çoğunluğunun sonuca başlar anlaşılabilir. İyi oluşturulmuş belge hedef gelecekteki potansiyel ortakları üzerinde olumlu bir izlenim oluşturabilir.

İş mektupları türleri

resmi yazı içeren bilgilere bağlı olarak, bu olabilir:

1. Örtü. Ona uygulamalar setidir olduğu iletisini içeren durumda.
2. Hasar. Yani, belirli bir duruma (iddia) ile memnuniyetsizliği ifade eder.
3. Rehberlik. Belirli göstergeler metinde verilmiştir.
4. Garanti. gönderici belgede belirtilen gelecekteki yükümlülüklerinin yerine getirilmesini teyit etmektedir.
5. Bilgi. mektup alıcıya ilgisini çekebilecek bilgiler içerir.
6. Reklam. Bilgi işbirliğine çekmek için sağlanmıştır.
7. Bildirim mektubu. halka açık etkinliklerle ilgili bilgi almak için.
8. onay mektubu. Bu o veya diğer belge veya materyalleri alma gerçeğini belirtiyor.
9. istek mektubu. Metin eylem alıcının teşvik için itiraz içeriyor.
10. mesajın mektubu. Bu taraflara karşılıklı çıkar gönderen özel bilgi sağlar.

Bu belgelerin amacı kuruluşlar veya bölümler arasındaki irtibat olduğunu.

iddia mektubu Derleme

Herhangi bir sebeple taraflardan biri, yükümlülüklerini yerine getirmemesi zaman işbirliği konularında bazen durumlar vardır. Bu durumda, ilk iş ortağı mevkidaşı bir mektup gönderir. Bu kitapta genellikle yasal hak ihlallerinin ortadan kaldırılması için önerilerini sunar. Bu resmi mektup. Böyle bir belgenin bir örneği, sen keyfi olarak oluşturabilir. Bu durumda, aşağıdaki hususlar dikkate alınmalıdır:

1. yazı stili ortaklık yüklemesiyle resmi iş olmalıdır.
2. İstem özü çok açık bir şekilde ifade edilecek olan.
3. inandırıcı somut gerçekleri işletmek için gerekli bilgilerin Sunum sırasında.

şikayet mektubunda içermelidir:

• Gönderenin bilgileri (isim, dönüş adresi ve telefon numaraları);
• hedef hakkında tam bilgi;
• Bir çatışma durum vardı hangi koşullar açıklaması;
• sırayla karşı taraf kırdı yasal normlar, bir referans;
• Belirli bir gereklilik bunların uygulanması zamanlamasını gösteren ihlali ortadan kaldırmak için;
• Karşı taraf kendi yürütme yola oluşabilir sonuçları.

Özellikle dikkat hizmet mektubu nasıl yapıldığını dikkat edilmelidir. Suçlu bir tehdit olarak algıladıkları vermedi böylece numune geliştirilmelidir. Yasa ile sadece bir hatırlatma talep uyum olduğunu unutulmamalıdır.

tasarım kuralları

Özellikle dikkat yönetimi harflerin tasarımına ödenmesi gerekmektedir. Ancak, yasa herhangi sıkı kurallar ve düzenlemeler bunun için sağlamaz.

Buna rağmen, aşağıdaki hususlar bu belgelerin hazırlanmasında zorunlu dikkate alınmalıdır:

1. Herhangi bir resmi yazı formunda yazılmalıdır. Bu ofiste üzerinde önceden uzmanlar tarafından geliştirilen ve yönetmen emriyle tarafından onaylanmış ediliyor.

2. Belge belli ayrıntıları içermelidir:

2.1. alıcı ve göndericinin hakkında bilgiler.

2.2. Referans numarası ve bu mektubun tarihi. Bu kayıt için gereklidir.

2.3. Belge buna bir tepki ise, mektup-istek hakkında benzer bilgilere bağlayın.

2.4. Başlık.

2.5. isimleri ve numaraları ile herhangi uygulamaların varlığı hakkında bilgi.

2.6. Belgeyi (pozisyon ve isim) imzalayan kişi hakkında bilgi.

Bir mektupta 3. tek söz okunacak. Birden sanatçının seçimi karmaşık hale Having.

4. bilgiler çok kısaca dışarı ayarlanması gerekir, ancak açıktır. Metin en fazla iki sayfadan fazla sürer olması arzu edilir.

5. Sağ yararlanıcı detaylarını belirtmek için. Biz organizasyon bahsediyoruz, aşağıdaki sıraya uygun olmalıdır:

5.1. şirketi (yalın halde bulunan) adı.

5.2. yapısal birim (gerekirse).

5.3. (Dativ olarak) Pozisyon hedefi.

5.4. Onun baş harfleri.

5.5. Şirketin posta adresi.

6. Birden fazla alıcı, öncelikle başka ana ve sonra herkesi belirtmelidir.

Hesap Tüm bu faktörler dikkate alınarak, yönetim harflerin tasarım, ilke olarak, zor olmayacaktır.

sunum sırası

Belge doğru derlenmiştir için, dikkate buradaki bilgilerin sunumu belirli sipariş almak zorundadır. Örneğin, yanıtın resmi bir mektup yazma seçeneği düşünebilirsiniz. Öncelikle Görgü kurallarına göre, onun alındığı gün içerisinde bilgilere yanıt gereklidir, unutmamak gerekir. Biz e-posta iletisinde bahsedecek olursak, en uygun zaman iki saatten fazla değildir. Böyle kurallara bağlanan olay mümkün olmadığı, ortak bir mesaj göndermek için daha iyidir.

mektup kendisi, aslında, iki bölümden oluşacaktır:

1. Giriş. gönderen yazdıklarının temasını, nedenini ve temel ayarlar. Sen kanunla bir cevap veren temelini oluşturur düzenlemelere, başvurabilirsiniz. Buna ek olarak, bu durumla ilgili bazı noktalara dikkat edilmelidir. Onlar sorunun özünü ortaya çıkarmak için yardımcı olacaktır.
2. Özet. Bu bölüm açıklayan ve inandırıcı amaçlamaktadır. Metin, özlü, açık ve özlü olmalı ve gerçekleri ortaya koymalıdır - kanıtlanmış ve objektif. Gerekirse, gerçek rakamlar tarafından teyit edilebilir.

Böyle bir metin genellikle uygulamaların bir listesi izler sonra. gönderici tarafından imzalanmış bir belge sona erdirir. Buna ek olarak, alıcıyı rahatsız etmemek amacıyla, resmi bir mektup yazma bilen gereklidir. Öncelikle, buna referans ifade ile başlayacak arzu edilir "Sevgili." İkinci olarak, ya da "dikkatle önerisi kabul ettikten" gibi metin sözlü sıfat öbekleri kullanabilirsiniz "iyice yorumlarınızı test etmek." görgü Böyle bağlılık sadece her iki tarafın yararına olacak.

eylem Prosedürü

resmi mektuplar hazırlanması bu görevleri atanır katipler, sekreterler ve diğer çalışanların sorumluluğundadır. Onların eylemleri sırayla uymak zorunda iş için kabul edilmiş. Bu tür bir belge işlem genel olarak aşağıdaki adımları geçer:

1. Maddenin koşulların dikkatle değerlendirilmesi. Tamamen olası çözümleri değerlendirmek için durumu kontrol edilmelidir.
2. Taslak mektubu hazırlanması. Hesaba yukarıda belirtilen tüm şartları almak gereklidir.
3. Hazırlanan metnin Uyum. Bazen yorumların kafa ışığını düzenlemek için gereklidir. O konuda bazı açıklamalar veya açıklamalar yapabilirsiniz.
4. hocasıyla onaylanması.
5. sonuçlandırma ve belgenin imzalanması.
6. Kayıt harfler.
7. alıcıya posta gönderme.

, Mektup alıcıya ulaşıp ulaşmadığını Sadece tüm bu aşamalardan geçerek, misyonunu yerine getirmek mümkün olacak.

zorunlu düzenlemeler

resmi bir mektup yerleştirmek için, mutlaka ilk sayfası özel forma basılmış olduğunu akılda tutmak gerekir. Geri kalanı için, sen A4 düzenli temiz çarşaf kullanabilirsiniz. Burada çok metin alanı sınırlayıcı olduğunun unutulmamalıdır: 2 cm üst ve alt vardır, sol - 3,5 cm, sağ - 1 cm. Biri sayfasındaki bilgileri sığdırmak için standart bir boyut kırmak için gerekli değildir. Tüm kuralları gözlemlemek ve sadece ek bir sayfa eklemek daha iyidir.

Ayrıca kurallara göre olmalı metni yazın:

baskı için 1. standart yazı Times New Roman kullanın. Diğer seçenekler daha iyi uygulamak için değil.

2. Yazı tipi boyutları da düzenlenir:

• Ana metin için - 14;
• hizalama sayfaları ve performansın bir işareti - 12.

Ayrıca kurallara uygun olarak gerçekleştirilen detayların 3. Yerleştirme:

• çizgileri arasındaki mesafe - 1;
• Metin hizalama "genişliği" ile yapılır;
• transferleri otomatik olarak yerleştirilir;
• seri numarasına başlıktan itibaren mesafe 2 satır aralığı, ve bunun ana metin - 3.

Bu standartlara uygunluk hedefe karşılık gelen harflerin doğru bir şekilde yapılması zorunludur.

Yer ayrıntıları

Standart bir iş mektubu hazırlamak için, onlar, ayrıntılarını ve bileşenleri konulmalıdır nerede tam olarak bilmek gerekir. Bu soruların cevapları GOST R 6,30-2.003 içerir. Bu ayrıntılı olarak resmi yazı şeklinde tarif eder. Aslında, bu belgenin detayların bütünüdür belirli bir şekilde yer aldığı bir örnektir. Bu ihtiyaç vardır:

1. öz kaydı ofis (iş) harflerin sürecini birleştirmek için.
2. el işi gerçekleştirmek için ihtiyacı azaltarak, merkezi olarak önceden standart formları hazırlayabilir.
3. Kolaylaştırmak ve zaman görsel bilgi alma azaltır.
4. bilgisayar ve diğer ekipmanların yardımıyla harflerin işleme yeteneklerini genişletin.

Yani, geleneksel iş harf için on bir zorunlu alanlar bulunmaktadır 30 standart ayrıntıları kullanır:

• logosu ve amblemi;
• yazar;
• ilk veri;
• başlık;
• onay;
• alıcı;
• çözünürlük;
• metin;
• imzalar ve uygulamaları;
• koordinasyon ve güvence;
• mark.

belirli sektörlerde Yerleştirme bilgi uzmanları daha iyi belgeyi gezinmenizi sağlar ve sıradan kullanıcılar onun hazırlık sürecini kolaylaştırır.

temel gereksinimleri

Bazı liderler yanlışlıkla iş yazışmaları herhangi bir kural ve yönetmelikleri takip etmeden keyfi yapılabilir inanıyoruz. Ama resmi harf için temel gereksinimleri bilmelidir, bunun için sorumludur uzmanlar:

1. Özel (şirket) biçiminin varlığı.
2. Uygun kullanım ve yerleştirme ayrıntıları.
3. Metin okunabilir ve iyi düzenlenmiş olmalıdır. Sorunun özü basit ortak önerilere tercih vermek daha iyidir açıklamak için. Her kelime bilgisinin en fazla taşınan kısaca konuşmak gereklidir.
4. türüne bağlı olarak, belge buna göre düzenlenmelidir. Mektupta ayrıca çeşitli yönlerini içerebilir. Bu durumda, fuar bunları birleştirmek için denemek gerekir.
5. yazım için belirlenen standartlara uygun kullanımı.
6. kategorik ifadeler değildi mektubun içeriğini almak için deneyin. Alıcı bir tehdit olarak ifadesini yorumlayabilir. önerileri tasarlarken, "mümkün" ve "nasıl" "Bildiğiniz gibi" daha iyi, örneğin "görünüşte" olarak tanıtıcı kelimeler kullanın.

uygulama işletmedeki doküman yönetimini korumaya yardımcı olur bu gereksinimleri vardır.