Belgeli işlerin organizasyonu

Personel belgeleriyle yapılan işin düzenlenmesi, idari aygıtın işleyişinin kalitesinin yanı sıra çalışanların emeğinin oluşumu ve kültürü üzerinde özel bir etkiye sahiptir. İş ne kadar mesleki olarak yürütülürse, işletmenin bir bütün olarak faaliyeti o kadar başarılı olur.

Herhangi bir teşebbüsün iç iş akışında hazırlanması, bakımı, doldurması, kopyalanması, iş bilgilerinin iletilmesi gibi çeşitli faaliyetler bulunmaktadır. Uygulamada görüldüğü gibi, çalışanların bu etkinliklere harcadığı süre yaklaşık yüzde yetmişi. Belgelerle yapılan çalışmanın organizasyonunun gittikçe önem kazandığı söylenebilir. Günümüzde bu etkinlik, modern bir işletmenin rekabet edebilirliğinin ana faktörlerinden biri olarak düşünülmektedir.

Dokümanlarla yapılan işin organizasyonu, alınan ve işlenen iş verilerine özel bir yaklaşım, bilgi dağıtımının oluşumu ve değişim süreçlerinin koordinasyonunu üstlenir. İşin belgelerle doğru bir şekilde organize edilmesi, arama süresini kısaltıyor, doğruluğunu, verilerin zamanlamasını arttırıyor, fazlalığı ortadan kaldırıyor.

Uzun vadeli uygulamayı göz önüne alarak dokümantasyonla birlikte üç temel çalışma türü geliştirildi: karışık, merkezi olmayan ve merkezi.

Sonuncu form, işletmedeki tek bir birimin yönetiminde çeşitli mevcut yapılandırma operasyonlarının yoğunlaşmasını sağlar. Böyle bir alt bölüm genel ya da personel departmanı, şansölye vb. Olabilir. Dokümanlar bir sekreter olan bir kişi tarafından idame ettirilebilir. Her halükarda, birimin veya bir çalışanın sorumluluğu, makbuztan arşiv bölümüne aktarıma kadar bir tam işleme döngüsünün uygulanmasını içerecektir. Bu faaliyetler, alım, işle ilgili bilgilerin işlenmesi, kaydı, depolanması, yürütülmesi üzerinde kontrol, sevkıyat, referans ve bilgi işlemleri, arşive aktarmadan önce sistematizasyon içerir.

Belgelerin birlikte çalışmasının merkezileştirilmiş organizasyonu en rasyonel ve bu açıdan kabul edilir ve daha da tercih edilir. Bu özellikle küçük işletmelerde geçerlidir. Dokümantasyonun sistemleştirilmesi yöntemini kullanırken, bilgi işleme faaliyetlerinin maliyetleri önemli ölçüde azaltılır. Buna ek olarak, çalışanların emeğinin organizasyonu önemli ölçüde geliştirildi. Doküman dolaşımı organizasyonunun bu şekli ile ofis ekipmanı en etkin, dokümantasyonun işlenmesi ile ilgili metodolojik ve yönetim faaliyetlerinde birlik sağlanmaktadır.

Karşıt merkezileştirilmiş sistem ademi merkeziyet şemasıdır. Bu durumda, her birim için belgelerle çalışmak için kendi hizmeti oluşturulmaktadır. Bu birimlerde tüm işlemler özerk olarak yürütülür. Merkezi olmayan sistem, bölgesel olarak birbirinden farklı aparatlardan farklı kurum ve kuruluşlar için daha tipiktir. Buna ek olarak, bu çalışma sistemi, dokümantasyonun belirli özelliklerde farklı olduğu (örneğin, bilginin korunmasını sağlamak için bir ihtiyaç olması gibi) bu işletmeler için de uygundur.

Bu arada en yaygın olan form karışık bir sistemdir. Bu durumda, tüm işlemlerin belirli bir kısmı (kural olarak, gönderilen ve alınan belgeleri almak, işlemek, depolamak, çoğaltmak için) merkezi birimde gerçekleştirilir. İşletmenin yapısal bölümlerinde, arşive yazdırma (oluşturma), sistematize etme, saklama ve hazırlama faaliyetleri yürütülmektedir.

Dokümantasyonla bu ya da iş planının seçimi, teşebbüsün yapısına uygun olarak yapılır.