İşletmede iş akışı. Yönetim Programı Belge ve kayıt tutma

İş Akışı otomasyonu neredeyse tüm modern işletmeler tarafından başvurulan bir tedbirdir. Hatta küçük şirketler harfler, bütçeler, faturalar, sözleşmeler ve gereksinimleri her türlü dahil olmak üzere çeşitli belgeler, bir kitle ile çalışıyoruz. Neredeyse her modern organizasyon tamlığı ve verilerin korunması, bulma ve çeşitli bilgileri saklamak kolaylığı pahasına sağlanan bir iş akışı, bu önlemi kullanın ve onun onayı için gerekli zamanı optimize sınırlamak için çalışıyor bu nedenle içindir.

Neden bunu?

Hemen hemen her şirket çalışanlarının doğru bilgiyi bulmaya çalışan çok fazla zaman harcamak, ve istatistikler belagatli o çalışma süresinin yaklaşık yarısını aldığını söylüyor. aynı zamanda yeniden yerine yeniden oluşturmak zorunda olur gibi "bir yere" var herhangi bir belge yeniden kullanın. Bu standart bir bir anlaşmanın orijinal metin bilgisayarda bir avukat olduğu bir durumdur, ve dergi muhasebe sisteminde yürütülen sözleşmelerin yürütülmesini beraberindeki menkul üzerinde girdileri, faturalar ve eylemler kağıt şeklinde mali bölümünde yer alır ve yazışma anlaşmasının davranışa ilişkin iş elektronik posta kutuları çalışanlar bulunmaktadır. Bu bilgi "dağılım" gerçek iş akışı otomasyonu olduğu bu tür durumlarda ise, güvenlik, bütünlük ve tutarlılık son derece zararlıdır.

özelleşmiş bilgi sistemlerinin tanıtılmasıyla birlikte sorunların baskın çoğunluğunu çözdü. Örneğin, bütçe sisteminin bazı oluşması ve bu belgelerin farklı sürümleri depolamanın ardından birbirine bütçelerinin bir sistem oluşturma yeteneği, ve aynı zamanda bunların durumunun bir gösterimini sağlar. Böylece sorunun kısmen tür sistemlerin kullanımıyla bütçe dokümanı çözülür.

Ama vakaların ezici çoğunluğunda mevcut bütçe çerçevesi yanı sıra muhasebe ve ERP sistemi oluşturulur ve bir tablo şeklinde saklanabilir verilerin türü, yani yapısal bilgilerle çalışmak unutmayın. dinlenme, e-postaları, metin belgeleri, müzakerelerin çeşitli raporlar ve toplantılar, görüntü, vb içerir ise en Uzmanlara göre, herhangi bir modern iş yapılandırılmış bilginin toplam veri miktarının sadece% 20'sini sağlamaktadır Oldukça sık, çalışmalar yapılandırılmamış bilgi yapılmadan sadece yapılandırılmış zaten mevcut olan normal bir değerlendirme kontektsta, yapmak mümkün değildir. Depolama, toplanması ve bu verilerin daha sonraki işlemler iş akışı olarak tedbirler ve içerik yönetim sistemleri bilgi şirketinin kullanımı ile sağlanır.

Bu nedir?

elektronik belge yönetim sistemi yardımıyla sunulan belgelere dayanarak bir kuruluşun çalışanları arasında herhangi bir etkileşim kuruluşlara sağlamaktadır. Yine 1C belge belgelerin oluşturulması, organizasyon onları hareket imkanı sağlar ve bunları kullanarak tarif edilen belge ve işlemlerin yürütülmesi üzerinde kontrolünü sağlar. Böylece, elektronik belge İşini çeviri aslında yeni bir düzeyi, avantajları şirket çok sayıda sağlar.

Bu elektronik sistem içinde yer alan belgeler, benzersiz bir şekilde karakterize detaylar bir bütün seti ile karakterizedir (genellikle kartların bu tür setleri olarak anılacaktır). Kart doküman türüne, oluşumu ve değişimi, yazar, hem de depolama alanı ve daha birçok tarihi de dahil olmak çeşitli bilgiler içerebilir. Gelecekteki doküman yönetim sisteminde karta belirtilmiş olan ayrıntılar uyarınca depolama ve gerekli belgelerin alınmasını sağlayacaktır.

fırsatlar

Elektronik belge yönetimi bir çok avantajı sadece saŘlar, ama aynı zamanda da önemlidir birçok yeni olanaklar sunuyor.

merkezi kontrol

Ne olursa olsun, şu veya bu kurumsal doküman yönetim sistemi ne kadar büyük bir üzerinde dolaşan belgelerin şeklinde hızlı değişime izin verir. Örneğin, çeşitli sorumluluk merkezlerinin maliyetlerinin herhangi biri için başvuru formu sadece zaten sistemde kayıtlı olduğu yeterince şablona iddia, bazı ayarlamalar yapmak için değiştirmek için. Uygulama doldurulmuş ve sistem üzerinden gönderilen beri Bundan sonra, bu tür bir uygulama doldurmak çalışanları, dokümantasyon eski formlarını kullanmak mümkün olmayacaktır.

dokümantasyon yaşam döngüsünü destekleme

vazgeçmek ve herhangi işletmedeki işlenmiş olacaktır Her belge, zorunlu olarak ayarlanmış çeşitli aşamalardan geçer. o kurumsal bütçesine gelince Örneğin, bunu yapmak ve sonra onaylamak ve belirli zamanlarda çalıştırmak için ilk gereklidir. Bundan sonra, çeşitli fiili ve planlanan ayrıntılı analize bütçe konunun performans ve arşive gönderildi. 1C ise belge dikkate şirketin iş kurumsal ortamın temel gereksinimleri yanı sıra çeşitli hukuki kural ve endüstri standartlarını alarak belgelerin yaşam döngüsü boyunca sıkı kontrol sağlar.

takım çalışması

Elektronik belge yönetim sistemi belgeler üzerinde kolektif çalışmanın sadece bir organizasyon çok daha fazlasını sağlar ve katılım farklı ofislerde ve hatta farklı şehirlerde olan uzmanlar olacaktır.

Sistem doğrudan eklenmesi ve değişimde, onlar, yani veri açıklama olabilir diye teslim edilmelidir temel bilgileri, etkilemeden, onlara bazı yorumlar ve notlar ekleyebilir, aynı belgenin sürümlerinin yeterli sayıda saklar.

gizlilik

Bu tür sistemlerin Aksine önemli özelliği aynı doküman 1C içinde şifrelenmesi ardından özel bir dijital imza ile abone olabilir. Bu, herhangi bir bilginin doğruluğunu onaylamak değil, aynı zamanda benzersiz yazar ile özdeşleşmiş, hem de gerekirse çeşitli verileri depolamak için en etkili güvenlik sağlamak için değil sadece mümkün kılar.

yönlendirme

elektronik belge yönetimi sistemi mevcut değilse, o zaman bu durumda belirli menkul oluşturulması katılır çalışan, ille bu menkul aktarmak en iyisidir kim olduğunu anlamak gerekir. işletmedeki Elektronik belge yönetimi otomatik olarak veri doğru insanı aktarmak.

Kendi başına, yönlendirme bilgilerini ve serttir. rijit en doğru düzenleme sağlarken Ücretsiz uygun olarak kesinlikle herhangi alıcıların yönünü belgelemek için bir fırsat sağlar, ancak incelenmek üzere taslak belge göndermek gerekiyorsa özel durumlarda trafik düzenlemeleri sistem belgelerinde önceden yüklenmiş hareketi, örneğin (biraz duraklama olabilir bazı dış uzmanlara).

erişim kontrolü

dokümantasyon yönetimi açısından şirketin çalışanlarının farklı güçler arasında ayrım nasıl birkaç seçenek vardır. Böylece, gelişmiş bir iş akışı verileri herhangi dosyaları düzenlemek ve hatta sadece bir görünüm vermek veya açıklama yeteneğini sınırlayan üzerinde bir kişinin tam kontrol sağlamak için izin verir. Bu büyük ölçüde farklı verilerle çalışmayı kolaylaştırır ve önemlidir - bu çok daha güvenli hale gelir.

bütünleşme

mali, sınai, analitik vb - Belirli şirkette çizilir maksimum veri bütünlüğünü sağlamak için, işletmedeki elektronik belge yönetimi başkalarıyla yüklü sistemin entegrasyonu için sağlar Böyle entegrasyon sayesinde genellikle birden arasındaki irtibatın bir tür olarak yeterince yapılmış kullanımını Modern iş akışı sistemine sahiptir yazılım türleri.

tüm sistemlerin Belgeler, mantıksal olarak bağlam adı verilen bu bilgilere ilişkilidir. Bir kağıdın içeriğini veya e-postaları, faksları, ödeme belgeleri, etkinlikler, video ya da ses kayıtları kayıtlarını ve diğer bilgileri bile çok içerebilir. Belgenin bağlam tercihleri ve yönetim ihtiyaçlarına bağlı olarak, elle ya da tamamen işlemini otomatik eklenebilir.

Örneğin, oluşumu ve bütçelere sonradan oluşan değişiklikler sürecinde iş akışı otomasyonu modern sistem içerikle ilgili diğer bilgilerle bir dizi kullanılabilir:

• Ayrıca dış kaynaklardan elde edilmiş olanlar sadece kendi fakat dahil pazar araştırması her türlü;
• muadilleri (alıcı veya satıcılar) ile farklı anlaşmalar;
• Özel hukuk ve referans belgeleri;
• tek başına herhangi bir sınırlama ya da varsayımları yansıtan ek belgeler, (örnek olarak, şişirme, döviz kuru ve diğer verilerin oranı);
• toplantılar, tutanakları herhangi bir sürümünü görüşmek üzere düzenlenen bütçe ve süreç (genellikle bu tür belgeleri bir bütçe bilgi dosyalarından ayrı olarak e-posta yoluyla tüm çalışanlar arasında gönderilen ve depolanan) tüm işçiler yorumların türlü ve katılımcıların gözlemlerini içerir.

Gerekirse Modern iş akışı teknoloji onu herhangi uzun aramalar olmadan bunu yapmak için izin verdiği herhangi bir zamanda, bir bütçe ile çalışıyor Bir kullanıcı, yukarıdaki belgelerin herhangi görüntüleyebilirsiniz.

Hangi sistemler bizimle kullanılır?

Rus şirketleri bulunabilir en popüler yazılım çözümleri biri Microsoft Exchange Server ile Microsoft Outlook araçlardan bir kombinasyonu çağrılabilir. Exchange Server genellikle tam teşekküllü bir e-posta sunucusu olarak kullanmak üzere alınır oysa ilk uygulaması, ilke olarak, hemen hemen her bilgisayarda ayarlayın. Zaten bir süre önce düzenlenen elektronik belgenin giriş oldu şirketleri, bu tür programlar sadece bile bu yazılım hemen hemen tüm kuruluşlar için oldukça işlevsel otomasyon iş akışı olarak kullanılabilecek bazı merkezi ayarlarına sonra, e-posta için bir platform olarak kullanılır olmasına rağmen .

Şu anda, Rus pazarı doküman yönetim otomasyon ve benzeri yazılım sadece Western sunduğu vasıtasıyla değil, aynı zamanda yerli geliştiriciler tarafından, farklı sistemlerin onlarca doludur. Hatta Microsoft, yukarıdaki programlara ek olarak, bu tür Content Management Server veya SharePoint Portal Server gibi hatta yardımcı programları sunmaktadır.

mevcut tüm sistemleri arasında en güçlü Documentum olarak kabul edilir, ama esas büyük şirketler bu otomasyon işlemi kullanın. onun tam sistem temelinde kurulmuş gibi otomatik yazılım Lotus Notes paketinin pahasına bazı şirketlerin iş akışı, ancak "programcılar için tasarımcı" bir tür çağrı birçok oldukça zordur.

Rus ve Batılı sistemler arasındaki fark nedir?

yerli ve yabancı kamu arasındaki temel farklar hakkında konuşmak, onlar yeteneklerini ölçekleme mevcuttur. Batılı geliştiricilerin sistem hemen hemen tüm işletim sistemleri çalışabilir Örneğin, genellikle, Windows olduğunu, çoğunlukla bunlardan herhangi biri için sadece geliştirilen yerli ve tabii ki oldu. Batılı sistemleri herhangi DBMS kullanmak için yapılandırılır. Böyle Rus sistemler kısıtlamalar ciddi çapraz platform entegre çözümler binanın imkanı engelleyebilir.

işlevselliği ile ilgili olarak, temel fark Batı dokumentoproizvodstva otomasyon ve iş akışı birkaç tek marka kapsamında yapılabilecek programlar, ancak çeşitli amaçlar için hedef uygulamaya gerçeği yatar. Örneğin, Documentum, tasarım ve mühendislik doküman yönetimini sağlamak, vb ERP-sistemi ile tam otomasyon ve entegrasyon için kullanılan bireysel ürünlerin, bir dizi sunuyor Rusya'da geliştirilen yazılımın baskın çoğunluğu, belli bir problem çözme amaçlı.

Ayrıca kayda değer başlıca fark, bir iş akışı otomasyon sistemi ne olduğu her iki tarafın yaklaşımı yatıyor olmasıdır. Batılı sistemler yerli programların büyük çoğunluğu sadece belirli işlevleri otomatik hale getirmek için ise, tam otomasyonunu sağlayan ve takip destek organizasyon içinde iş süreçlerinin çeşitli aracılığıyla amaçlanmaktadır.

Yaklaşık batı sistemlerin maliyeti normal elektronik belge sağlamak için gereken uygulama, donanım ve yazılım maliyeti hariç, her iş için 1000 $ 'a 400 $ arasında değişmektedir. Genellikle kendini tanıtma iş akışı uygulanan çeşitli promosyonların otomasyonu için programın en olarak, lisansların yaklaşık yarım zamanki maliyeti maliyeti, ancak daha büyük bir büyüklük sırasına bazı durumlarda fiyatı. En zor biri gibi projelerin uygulanması için her zaman mali belgelerin otomasyon projesidir lisansların maliyeti yaklaşık 2-3 kat daha pahalı.

Yerli yazılım koltuk başına $ 200-600 satışa ve hesaba ilave programlar ve çeşitli ekipman maliyetini alınan buna ek olarak. Sonunda, karşılaştırmalı değerinin hesaplanması, batı sistemlerde olduğu gibi aynı şekilde ifa edilir.

Özellikler

otomasyon öncelikli yönü olarak Örneklerin baskın bir çoğunluğunda örneğin belgelerin uyum ilişkin işlemler, ilk hazırlanması ve bütçelerinin daha uygulama süreci vardır. Ancak, birçok takım şimdi giden ve gelen dokümanların kayıt işlemleri ile, yani, ofis otomasyonu ve iş akışı kullanıyor.

elektronik sisteme giriş nedenle bu projenin ayırt edici özellikleri üzerinde durmak gerekir, başka otomatik sistemlerin tanıtımı temelde farklı değil.

kurumsal sınıf depolama oluşturulması

her durumda giriş belge otomasyon, tüm belgeleri saklamak için bazı kurumsal depo sağlamaktadır. depolama mantıksal yapısı, geliştirilmesi ve güvenlik politikalarının daha da uygulanması, hem de doküman depolama hiyerarşisi maksimum doğruluk gerektirir ve projenin erken bir aşamada gerçekleştirilecek olan.

Erken bir aşamada tek kurumsal depoya mevcut depolama yerlerden tüm belgeleri taşımak için yapılabilir de, böylece depolama işlevi tasarımın başında dağıtılabilir akılda tutulmalıdır. Sonuç olarak, kullanıcılar ana ve uygulama eş zamanlı sisteminin başlıca görevlerinden herhangi kendilerini alıştırmaları ve edebilirsiniz. sistemler, dokümantasyon, yeni belgeler ortaya vs. değişikliklerle ilgili uyarıları gibi hizmet fonksiyonlarının kullanımı yoluyla olabilir uygulamak için çalışanların adaptasyonunu hızlandırmak

Böylece, iş akışı geliştirmek ve faaliyetlerini geliştirmek istiyor herhangi bir modern şirket için gerekli.