Büro müdürü görevleri

Genellikle küçük organizasyonlarda bir büro müdürüne sıradan bir sekreter denir. Bu yazı çok daha sağlam geliyor, ancak büro müdürlerinin görevlerinin sekreterlerden farklı olması (kesinlikle çok ortak noktalara sahip olmakla birlikte) nadiren bu olay hakkında kimsenin umurunda değil.

Bu çalışanın sorumluluğu nedir? Her şeyden önce, belgelerle çalışmak ofis yöneticisinin sorumluluğundadır. Çalışan gelen yazışmayı kabul eder, kayıtlar, bunu alıcıya gönderir, gerekirse arşive gönderir. Ayrıca, diğer çalışanlardan gelen başvuruları kabul eder, bunları CEO'nun imzasına geçirir, mühür ile onaylar ve sonra geri verir. Ofis müdürünün görevleri dahili belgelerle çalışmayı içerir: siparişlerin çıktısını alma ve kayıtları, saklama, arşiv ve muhasebe gönderme, giden yazışmalarla çalışma. Gerekirse, herhangi bir ofis ekipmanıyla çalışabilir olmalıdır: faks makinesi, tarayıcı, fotokopi makinesi ve ayrıca yazma ve yazdırma belgeleri. Sunumlar için oda hazırlanması, toplantı tutanakları tutulması, şirketin misafirleri ve müşterilerinin toplantı ve toplantıları da ofis yöneticisinin görevidir.

Çoğu zaman, çalışan geleneksel sekreterlik görevleriyle uğraşmak zorundadır: Davet edilen ortakların veya yöneticilerin otellerde dağıtımı, oda rezervasyonu, uçak bileti ve tren biletleri. Büro yöneticisi, firmanın özelliklerine bağlı olarak şirketi iş görüşmelerinde temsil edebilir ve İK yöneticisinin görevlerini yerine getirir : yeni çalışanlar bulma, teşvik ve eğitim programları oluşturma ve iş başvurusu yapma. Bazen bilgi teknolojilerinin uygulanması, yeni programların geliştirilmesi ile ilgilenmektedir.

Bir büro müdürünün görevleri şunları bilmeyi gerektirir:

1. Şirketin yasal, bilgi, iş faaliyetlerini düzenleyen yasalar ve yönetmelikler.
2. Yönetim, pazarlama, girişimcilik ve ticaretin temelleri.
3. Sosyolojinin temelleri, psikoloji, iş iletişim etiği, personel ve toplum ile çalışma.
4. İş teklifleri, raporları, planları, sözleşmeleri ve sözleşmeleri hazırlama prosedürü.
5. Yönetim esasları, ergonominin temelleri ve emek koruma.

Bu görevlere ek olarak, ofiste bir envanter yapmak ve çalışanların çalışması için gerekli olan malzemeleri (ofis malzemeleri, kağıt ve diğer malzemeleri) ofis yöneticisinin sorumluluğundadır. Ayrıca, bu materyallerin kayıtlarını tutmak, bunların yayınlanmasını sağlamak, sarf malzemelerinin alınması, organize edilmesi ve takibi prosedürünü belirlemekle yükümlüdür. Ofis müdürünün görevleri arasında, ofis ekipmanının değiştirilmesi de dahildir: onarımın imkânsız olması halinde ofis ekipmanlarının değiştirilmesi gibi tamirat işleri için ana kapının çalışması, sarf malzemelerinin zamanında değiştirilmesi (örneğin kartuşlar).

Firma tarafından kabul edilen kurallara ve büyüklüğüne bağlı olarak büro müdürü çağrı ve faksları kabul eder, onları doğru çalışana yönlendirir, faks gönderir ve müşterileri ve ortaklarını çağırır veya konuşmalarının kültürünün izlenmesi de dahil olmak üzere sekreterlerin çalışmalarını izler. Ayrıca ofis yöneticisinin görevleri, ofisin kendisinin sağlık koşullarının izlenmesini, zamanlanmış onarımların organize edilmesini, sorun gidermek için teknik personele çağrılmasını (örneğin lambaları değiştirme veya batan anahtarları değiştirme) içerir.

Genel olarak, bu liste işyerine bağlı olarak artabilir veya azalabilir. Bu nedenle, görüşme aşamasında ofis yöneticisinin ne yaptığını (bu şirketteki bir çalışanın görevleri) sormak gerekir.