KanunYasal Uygunluk

Arşiv kayıtları yönetim organizasyonu: GOST, talimatlar, belgeler, kurallar. arşiv kayıtları yönetimi için rehber

Arşiv kayıtları yönetim kuralları kağıtları ve şirketin mevcut faaliyetlerde materyallerle çalışmak için anahtar gereksinimlerini içerir. Bunlar, bu uygun olarak formüle edilir düzenleyici çerçeve düzenleme kapsamı işleme, derleme ve bilgi depolama. Arşiv Kayıtları Yönetimi setleri Standardının çerçevesinde kullanılan anahtar terimler. teknoloji ve gelişmiş bilgi teknolojisi kullanımında hesap gelişmeler içine taslağı hazırlarken. arşiv kayıtları yönetiminin temelini ilerletmek düşünün.

oran

Kuralları arşiv kayıtları yönetimi için devlet kurumları için geçerlidir. Onlar da işin belirli türde yapan işletmeler için gereklidir. Özellikle, yönetmelik açıklama, kayıt, korunması ve Rusya Federasyonu Arşiv fonu belgelerin kullanımının kısmen uygulamak, devlet mallarının anılacaktır.

planlama ve raporlama belirtilen hükümlere tabidir film, Fonografi, video, fotoğraf, harita, bilim ve teknoloji, telemetri bilgileri ile çalışan işletmelerin alt bölümler.

görev ve (1994 ve 1998 dan) (1993) sektörel mevzuat temel oluşturur RF AF belgelerin geçici depolama için arşivlerde örgütleri, pozisyon kurma hakkı. düzenleyici çerçeve bölgesel öneme sahip yasal eylemlerini oluştururlar. kurallar belgeler için geçerli değildir kabul edilen Federal Yasası ile düzenlenmiştir eser 5485-1 № ve Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi 30.11.1995 den 1203 №,

tamamlama

Bu kuruluş birimlerinin belgesel tabanının sistematik ikmal olduğunu. Toplama belirlenmesini içerir:

  1. Kaynakları.
  2. malzemelerin bir bileşim elde edilecek.

Bu etkinliğin bir parçası olarak da arşive belgelerin doğrudan transferini gerçekleştirilir. kaynaklardan gibidir:

  1. kurumsal birimleri.
  2. Fiziksel kişiler.
  3. Alt yapısı.

malzemeler bileşimi,

arşiv kayıtları için yönetim talimatı edinim geçici olarak (10 yılı aşkın) vakaları ve kalıcı depolama yapılır ayarlar. Ayrıca personel hakkında bilgi özetlemektedir. 10 yıldan az raf ömrü, bir kural olarak, arşivler aktarılmaz Durumlar. Bunlar işletmenin ilgili bölümlerinde yer almaktadır. Böyle şeylerin raf ömrünün sonunda imha edilecek. Bireysel karakterin Ayrıntılar sahibinin isteği üzerine iletilir. Daha sonra, onlar kalıcı içerik için Devlet Arşivleri gönderilmektedir. transfer de Şirketler öncü malzemeler ve tasfiye alt yapılar olacaktır.

Arşiv kayıt yönetimi ve isimlendirme

kurumsal bilgi malzemelerle çalışmayı gerçekleştiren Yetkili çalışanlar, vakaların sistematik liste yapın. O Nomenklatura aradı. oluşum anda gösterir raf ömrünü malzemeleri. arşiv kayıtları için yönetim manuel izlemek ve terminoloji hazırlanması hizmet sağlanmasını kolaylaştırmak için yetkili bölünmesini öngörmektedir. Sistematik liste kalıcı ve geçici (en fazla 10 yıl) depolama bilgi malzemelerinin stok oluşumu için temel olarak hizmet vermektedir. İsimlendirme da önemli muhasebe belgedir. Bu az 10 yıllık bir dönem de dahil olmak üzere geçici depolama durumlarında, tescili için kullanılır. gerçekleştirilen kart dosyası eylemleri geliştirirken kurulan isimlendirme systematization şeması kullanılabilir.

sınıflandırma

yönetim terminolojisi üç tür üzerinde yapılır arşiv kayıtlarının tutulması:

  1. Tipik.
  2. Örnek teşkil.
  3. Bireysel (belirli bir şirket için).

İlk benzeri kurumlarında üretilen malzeme bileşimini belirlemektedir. Standart isimlendirme düzenleyici bir belge olarak kabul edilir. Yaklaşık sistemli endeksını belirten aksiyonuyla kapsamındadır işletmeler için bilgi malzemelerinin yaklaşık bileşimini belirlemektedir. Bu bir tavsiye karaktere sahiptir. sistemli Bu tür tek bir aralığın oluşturulmasında kullanılan ve bir değişiklik olmadan içine transfer edilir.

hazırlık Özellikleri

arşiv işletme kayıt yönetimi için belgeler yapısal birimleri adlandırmasına uygun olarak öngörülen biçimde sistematize. ikincisi kabul etti ve liderleri tarafından imzalanan edilmelidir.

işletmenin isimlendirme genel şeklinde yapılır. Bu hizmet sunumu başkanı veya yetkili çalışan tarafından imzalanmış arşivin kafasına veya görevli kişi tarafından parafe edilir. İsimlendirme uzman komisyonu tarafından onaylanan ve ardından şirketin müdürü tarafından onaylanması gerekir. Bu prosedürlerin gerçekleştirilmesi sonra işletmenin bölümsüz başları ilgili bölümlerin özü sağladı.

Cari dönemin son çeyreğinde meydana gelecek yıl için isimlendirme. Uyum 5 yıl içinde en az 1 defa yapılır. Eğer yapı ve işletme fonksiyonlarını, yeni terminolojiyi değiştirirseniz.

İşlerine derleme için prosedür

gruplama adı oluşumu adlandırmasına uygun olarak gerçekleştirilir hareket eder. Arşiv kayıtları yönetim organizasyonu klasörün adını uygun olarak bilgi sistemleştirmesini içerir. çift kopyası ve taslakların gruplama İzin verilmez. istisnalar yüksek değerli araçlardır. Bir kağıt klasörüne yerleştirilir edilmemelidir iade edilecek.

Muhafaza arşiv kayıt tutma merkezi işleme malzemeleri servis bilgi verme gerçekleştirilir ve merkezi olmayan en - hem yapısal birimleri, ve yukarıdaki bölüm. Gruplama depolama ortamı güvenliğinden sorumlu kişilerin doğrudan gözetimi altında gerçekleştirilir. Gerekirse, Devlet Arşivinin dahil çalışanları olabilir.

Temel gerekler

Arşiv kayıtları yönetim düzenlemelerin gereklerine uygun olarak yürütülür. klasörleri oluşturulmasında bilgi taşıyıcılar aşağıdaki gereksinimleri karşılaması gerekir:

  1. geçici ve kalıcı depolama için malzemeler ayrı ayrı gruplanır.
  2. Klasör tek kopya kağıt her dahildir.
  3. Klasör bir takvim yılı için mevcut malzemeler olmalıdır. Bu düzenlemenin, ancak, istisnaları vardır. Bunlar arasında:
  • İlgili çalışanın toplam süresi boyunca oluşan kişisel dosyaları;
  • Malzemeler ve toplantı döneminde regimented onlarla seçilen ayakta komite yardımcısı gruplarının yapıları;
  • Kağıt eğitim kurumları, infaz ve öğretim yılında gruplandırılmış;
  • Sezonun faaliyetleri karakterize teatral malzemeler;
  • böylece geçmişleri ve.

Klasör fazla 4 cm kalınlığında az 250 sayfa olmalıdır.

idari işlemlerin gruplandırılması

Arşiv kayıtları yönetim bilgi taşıyıcı tipleri sistemleştirmesini gerektirir. öznitelik ve idari eylemleri dahil Bunlar. Onlar uygulamaların tipi ve kronolojisine göre gruplandırılmıştır:

  1. düzenleyici eylemler tarafından onaylanan tüzük hükümleri, ekleri olarak hareket ederler. Bunlar birlikte gruplanır. hükümler, yönetmelikler, tüzükler ayrı eylemler olarak onaylanmıştır, bu ayrı durumlarda bunları sistematize.
  2. Siparişler ve bunların uygulanması için yüksek yapıların kararları işletmenin alanlarına göre gruplandırılmıştır.
  3. Siparişleri saklama süresine göre sistematize personel ile ilgili. ayrı ayrı bilgi malzemelerinin amaca şirketin farklı taraflarında eylemler, grup büyük bir hacme sahip.
  4. faaliyet kilit alanlarda Siparişleri kadrosunda eylemleri ayrı sistematize edilmiştir. Örneğin, arşiv kayıtları yönetiminin sırası aynı klasörde bulunur ve sorumlu bölümü başkanı atanması - diğerine.
  5. Onaylı sınırlar, raporlar, tahminler, maddeler halinde sıralanmış listeleri, vb planları ve. Onları projelerden ayrı olarak gruplandırılmış.
  6. kişisel dosyalarında belgelerin Yer alındıkları sırayla gerçekleştirilir.
  7. ayrı klasörlerde sistematize Yüz personel ücret faturaları. Bunlar alfabetik sıraya göre düzenlenmiştir.
  8. Şikayetler, öneri, şirketin faaliyetlerine ilişkin vatandaşların şikayetleri, onların göz ve uygulama kayıtları kişisel konularda bireylerin şikayetleri ayrı olarak gruplandırılır.
  9. yazışma sistematiği genellikle kronolojik olarak takvim döneminin içinde gerçekleştirilir. Bu durumda, cevaplar sorulara sonra konur. önceki yıl başlayan belirli bir konu üzerinde yazışma yenilenmesi durumunda, doküman geçerli dönemin klasörde dahil. Bu durumda bir önceki yılın dizinini gösterir.

saklaması için kabul enformasyon taşıyıcıları Yapımı

Arşiv kayıtları yönetim kağıt belgeler ile çalışan, yapısal birimleri için gereksinimleri bir dizi sağlar. Yapma taşıyıcılar kısmi veya tam olabilir. Bu depolama süresine bağlıdır. Tam kaydı geçici belgelerin (10 yaş üstü), kalıcı bir içerik, hem de personel fiiller bakımından gerçekleştirilir. Bu içerir:

  1. Ciltli / bağlayıcı klasörü.
  2. sayfaları numaralandırma.
  3. sayfa tanık hazırlanması.
  4. İç envanter oluşumu gerekirse.
  5. ayrıntılarına ayarlamaları yapma kapak sayfasına. Bunlar, işletmenin benzeri klasörlerin kayıt numarasını, aşırı tarihleri ve adına dokunabilirsiniz.

kısmen çizilmiş az 10 yıllık bir dönem de dahil olmak üzere geçici depolama, malzemeleri. Yani, güvence etiketin olmayın, klasör değil numaralandırılmış listelerde menkul sistemleştirmesini yürütmek için izin verilmez.

nüansları

Arşiv kayıt yönetimi - uzmanları güvenlik bilgileri taşıyıcıları, aynı zamanda ihtiyaç doğması halinde onlarla çalışma fırsatı sadece sağlayan bir faaliyet. Bu amaçla, eylemler bir karton kapak dört ponksiyon tarafından açılan klasörü oluşturan. Onlar da bütün gazetelerde vizelerin metinler, çözünürlükleri, tarih okuma ihtimalini göz önünde bulundurarak bağlanmasına izin verilir.

Tüm metal bağlantı elemanları gruplandırılması için hazırlık olarak çıkartılır. kalıcı depolama ve özellikle de değerli veya biçimlendirilmemiş eylemleri oluşan yönelik malzemeler dizeleri ile üç valf kapı klasörleri ya da özel kutular içinde ihtiva edilmektedir.

Ne zaman sahipsiz kişisel nitelikteki belgelerin (iş kitaplar, vb kartları, askeri kartları,) mevcut. Bunlar ayrı bir zarfa konulur ve malzemelerin geri kalanına dosyaladım. klasörün sonunda mevcut olan bir boş levha tanık olmalıdır. klasörün başında iç envanter için formu dikildi. güvenlik ve Arap rakamları ile numaralandırılmış her kağıt düzenlemesinin düzeni sağlamak. Bu kural sayfasına uygulamak ve envanter için tanık formları etmez. Sayı sağ üst köşedeki kalem konur.

Levha tanık

Bu sırasına göre yapılır. Bu kelime ve rakamlar içerir:

  1. Numaralandırma ile yaprak sayısı.
  2. İç envanter sayfa sayısı.

tabaka Tanık da spesifikliği numaralandırma öngörmektedir. Özellikle, böylece yapışık fotoğrafları, geniş formatlı sayfaları ve indeksler, eksik kodları, sayfa numaraları var lettered olup olmadığını belirlemek için. onlar ana numaralandırılması işaretlenmiş geçmezse ek olarak, sayfasında, klasördeki baskı broşür varlığını göstermektedir. Levha tanık derleyici vised. klasörlerin durumu ve kompozisyonda sonraki değişiklikler, ilgili kanun atfen onda işaretlenmelidir. Bir klasör veya o belgenin son sayfasında net ciro başlık sayfasındaki sac-bir tanık izin verilmez.

iç envanter

Bu depolama ve muhasebe bilgi malzemeleri süresi (10 yıldan fazla) ve sürekli içerik oluşturulur. Belgelerin çeşitleri yarattığı işletmeler için derlenmiş olarak İç envanter, başlıklar hangi içerikleri açıklanmadı. Form klasör endeksler, başlıklar, tarih ve sayfa numaraları saldırıların seri numaraları hakkında veri sunmalıdır.

İç envanter için özet kaydını ekli. Bu rakam ve yazıyla ne de dahil doküman sayısını, hem de onu oluşturan yaprak sayısını ifade etti. İç envanter derleyici Onayladı. Bir klasör formu olmadan ciltli veya zımbalı ise, derlenen liste ön kapağın iç takılır.

Malzemelerin bileşiminde değişiklikler klasör "Notlar" yansıtılmalıdır. Özellikle bir klasöründe ek belgeler de dahil olmak üzere çıkarılması, kağıt kopya değiştirilmesi anlamına gelir. Aynı zamanda, ilgili kanun başvurular indirdi. Gerekirse, iç envanter özetleyen sac yeni bölümünde yanı sıra klasörü tanık olma yazıt ile oluşturulabilir.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 unansea.com. Theme powered by WordPress.